ISYCar

Informations SYstem Car

Das System ISYCar ist ein integriertes Softwaresystem zur Abdeckung der Geschäftsprozesse "Fuhrparkmanagement" innerhalb eines Unternehmens oder eines Konzerns.

ISYCar wurde in den Jahren 2002 und 2003 von Ecoware Datenverarbeitung GmbH gemeinsam mit dem Fuhrparkmanagement der Österreichischen Bundesbahnen (http://www.oebb.at) entwickelt und befindet sich seit Mai im Einsatz. Derzeit werden von den ÖBB damit etwa 4.200 Fahrzeuge verwaltet und abgerechnet.

Als Datenbank für ISYCar wurde das Datenbanksystem von Oracle gewählt. Mit der Wahl der Datenbank des Weltmarktführers wurde den Anforderungen der ÖBB nach einfacher Erweiterbarkeit der Software sowie der Schnittstellen und nach dem Schutz der Investition entsprochen.

Ausgehend von der Fahrzeuganforderung durch den Nutzer, der Fahrzeugbestellung beim Lieferanten durch das Fuhrparkmanagement, der flexiblen Vertragsgestaltung, der internen Leistungsverrechnung, (die Leistungsverrechnung an Dritte wird im Jahre 2004 fertiggestellt werden), verkehrsrechtlicher Anmeldevorgang bis zum Abmeldevorgang wird der komplette Lebenszyklus eines Fahrzeuges abgebildet.

Während der Vertragsdauer (Vermietung) wird der Anwender durch eine Vielzahl von Funktionen, wie Fristüberwachung, Übersicht über verschiedene Kostenbereiche (wie Wartungs-, Reparaturrechnungen, Schnittstellen zu Tankstellenbetreibern) unterstützt.

Zusätzliche Abrechnungsfunktionen wie Mehr-/Minderkilometer, Reifenmanagement, Reparaturmanagement runden das funktionelle Angebot ab.

Als Auswertungen stehen neben der tagesaktuellen Fahrzeugübersicht wichtige Funktionen wie Laufleistungscontrolling und eine große Anzahl an statistischen Auswertungen zur Verfügung.

Als Schnittstelle zu einem kaufmännischen System wurde die Anbindung von ISYCar an SAP realisiert. Sowohl für die Übergabe der Abrechnungsdaten (Miete, Rechnungen außerhalb von Wartungsverträgen) als auch die Bestelldaten für Abrufverträge existieren automatisierte Funktionen.

Besondere Features:

• Besonders muss darauf verwiesen werden, dass das System ISYCar durchgängig historisiert ist. Das heißt, es ist zu jedem Zeitpunkt möglich, die damals gültigen Konditionen (Preise etc.) und Verhältnisse abzurufen. Dadurch können die Mieten und Verträge tagesgenau und rückwirkend überprüft und angepasst werden.

• Die interne Leistungsverrechnung (ILV) erfolgt geschlossen und daher integriert im Bereich ISYCar.

• Die Planungs- und Controllingfunktionen sind vollständig integriert.

• Sämtliche Auswertungen sind sowohl als Bildschirmausgabe wie auch direkt als EXCEL-Datei verfügbar.
  

Einsparungspotentiale

• Durch die vollständige Integration sämtlicher Funktionen werden Mehrfachprozesse vermieden.

• Nicht plausible Daten werden möglichst früh erkannt, um Mehrarbeit durch fehlerhafte Verarbeitung zu verhindern. So werden die Daten bereits in der Schnittstelle überprüft und fehlerhafte Objekte werden in einer Bearbeitungsschnittstelle zur Korrektur vorgelegt.

• Die Fuhrparkdaten sind jederzeit auf dem aktuellsten Stand. Auswertungen stehen daher ohne zusätzlichen Aufwand zur Verfügung.
  

Stammdaten

• Fahrzeuge (technische Daten und Finanzdaten)

• Fahrzeugkategorien

• Preislisten für Zusatzausstattungen je Hersteller

• Nutzerdaten/Antragstellerdaten

• Geschäftsbereiche/Kotenstellenstruktur (für ILV)

• Debitoren (Verrechnung an Dritte)

• Vereinbarungen, Laufleistung

• Kostengruppen und Kostenuntergruppen

• Lieferanten (Werkstätten, Zulieferer, Tankstellen)
  

Abrechnungen

• Mietabrechnungen (ILV), Fakturierung an Dritte (geplant)

• Abrechnungen je Kostengruppe (Reparaturen, Schäden, Tankungen und sonstige Kosten).

• automatisierte (elektronische) Übernahme von Tankdaten (derzeit ÖMV und Shell)

• automatisierte (elektronische) Übernahme von Rechnungsdaten von Wartungsvertragspartnern und Herstellern.

• Übergabe der Rechnungsdaten an SAP-System (ILV-Buchungen, Debitorbuchung)

• Mehr-/Minderkilometer bei Vertragsende

• "Spitzabrechnung" - direkte Verrechnung von Kosten, die außerhalb eines Wartungsvertrages oder Mietvertrages anfallen
  

Vertragsvorgänge

• Neuwagenbestellung für die Nutzer

• Funktionen zur Vervollständigung der Bestellungen

• Funktionen zur Umwandlung einer Bestellung in einen Vertrag

• Freigabe der Bestellung

• Fahrzeuganmeldung (inkl. Kostenzuscheidung)

• Fahrzeugpool für zurückgegebene Fahrzeuge zur Weitervermietung

• Vertragsarten (fix Wartungen oder einzeln abrechenbare Leistungen)

• Verträge für ILV und Leistungsverrechnung an Dritte sind parallel möglich.
  

Auswertungen und Controllingfunktionen

• Fahrzeugübersichten (Bestand, Kosten, Ertrag)

• Laufleistungscontrolling

• Gefahrene Kilometer

• Verbrauch

• Verbrauchsabweichungen (EC/N)

• Kilometerhochrechnung

• Erneuerungsplanung des Fuhrparks (technische und Budgetplanung)

• Reportingfunktionen für die Nutzer

• Statistische Auswertungen für das Fuhrparkmanagement

• Überwachung von Fristen (§57, Kranüberprüfungen, Reifenwechsel)

ISYCar ist im Einsatz im Fuhrparkmanagement der Österreichischen Bundesbahnen (http://www.oebb.at).